Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan Seudun Matkailu Oy (myöhemmin SSM Oy)
Puistokatu 1
57100 Savonlinna
www.visitsavonlinna.fi
Yhteyshenkilö:
Nita Silvennoinen
Content Specialist
044 542 3904
nita (at) visitsavonlinna.fi
2. Miksi keräämme tietoja ja mihin käytämme niitä?
Henkilötietoja käytetään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
palveluistamme kertominen
asiakassuhteen hoitaminen
yhteistyösuhteiden hoitaminen
Henkilötietojen antaminen ja käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, sopimuksen täytäntöönpanoon tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin kuin on tarpeen em. tarkoitusten toteuttamiseksi ja tavalla, jota rekisteröidyt voivat kohtuudella odottaa tietoja antaessaan.
3. Rekisterin sisältämä tieto
SSM Oy:n asiakasrekisteriin kuuluvat:
uutiskirjeen tilaajat
SSM Oy:n yhteistyökumppanit
Visit Savonlinna -tietokannan sekä tapahtumakalenterin käyttäjät
Asiakasrekisteri sisältää maksimissaan seuraavat tiedot:
Yhteystiedot:
etu- ja sukunimi (sekä etuliite)
titteli
yrityksen nimi/yhteisön nimi (ja osasto)
yrityksen y-tunnus
profilointitiedot (luokittelu, esim. yrityksen toimiala)
ryhmittelytiedot (esim. postitusryhmät)
osoitetiedot
puhelinnumero (kiinteän ja matkapuhelinverkon)
faksinumero
sähköpostiosoite
www-osoitteet
yhteydenottojen kieli
asiakashistoria, lokitiedot (esim. yhteydenotot asiakkaaseen)
mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti)
4. Mistä tieto saadaan?
Tietoja kerätään asiakkaalta itseltään uutiskirjetilauksen yhteydessä sekä asiakas- ja myyntitilaisuuksissa, messutapahtumissa ja kilpailuissa.
Asiakastietoja tallentuu myös alueen yritysten edustajista ja muista toimijoista heidän käyttäessä Visit Savonlinna -verkkopalvelun taustalla olevaa tietokantaa ja/tai tapahtumakalenteria.
5. Kuka käsittelee tietoja?
Rekisteritietoihin pääsee rekisterinpitäjä, eli SSM Oy:n henkilöstö, Visit Savonlinna -tietokannasta muodostuvaan rekisteriin Savonlinnan Hankekehitys Oy sekä Visit Savonlinna -tietokannasta ja tapahtumakalenterista muodostuvaan rekisteriin Savonlinnan seudun matkailuneuvonta. Henkilötietoja voidaan siirtää tapahtumien yhteisjärjestäjille ja julkisrahoitteisten projektien rahoittajille. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaa ensisijaisesti oma henkilöstö sekä Visit Savonlinna tietokannan ja tapahtumakalenterin osalta Savonlinnan seudun matkailuneuvonta.
Sähköpostimarkkinointiin käytetään Active Campaign -sähköpostimarkkinointialustaa ja Visit Savonlinna julkaisujärjestelmänä toimii WordPress. Järjestelmätarjoajilla on pääsy henkilötietoihin tarvittaessa.
6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Lähtökohtaisesti asiakasrekisteritietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Uutiskirjeissä kuitenkin käytetään Active Campaign -sähköpostimarkkinointialustaa, jolloin uutiskirjeen tilaajan henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja Active Campaign kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle. Lue lisää Active Campaignin tietosuojasta ja Active Campaignin GDPR:n päivityksistä. Järjestelmä tunnistaa henkilön markkinointiluvan antamisen jälkeen sähköpostin perusteella ja tallentaa tietoa sähköpostin yhteyteen. Tätä tietoa pystytään käyttämään markkinointiviestien kohdentamiseen.
7. Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin (oikeus tarkastaa rekisterin sisältämät henkilötiedot)
oikaista tietoja
poistaa tiedot (tulla unohdetuksi)
rajoittaa tietojen käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
Rekisteröidyllä oikeus on milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn.
Kun haluat käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, sinun tulee lähettää kirjallinen pyyntö sähköpostiosoitteeseen nita (at) visitsavonlinna.fi. Henkilön on pystyttävä todistamaan henkilöllisyytensä päästäkseen tarkastelemaan henkilötietoja.
Mikäli koet, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle.
9. Rekisterin suojaaminen
Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa rekisterin ylläpitäjältä. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
Järjestelmä toimii Visit Savonlinnan palveluntarjoajan palvelimilla, joihin on pääsy ainoastaan teknisellä ylläpitohenkilöstöllä, rekisterin ylläpitäjällä sekä Visit Savonlinna -tietokannan ja tapahtumakalenterin osalta Savonlinnan seudun matkailuneuvonnalla.
Palvelimet sijaitsevat EU / ETA alueella, vartioidussa ja palosuojatussa palvelintilassa.
10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
